O que é mapeamento de processos?
Mapeamento de processos, é uma ferramenta utilizada por gestores e administradores para aprimorar processos internos com o intuito de melhorar indicadores. Esse processo consiste em analisar graficamente uma sequência das atividades desenvolvidas por uma empresa em seu organograma interno.
Esta ferramenta auxilia em algumas previsões e ajustes de curso, com ela, os gestores podem prever custos e recursos, aumentar a produtividade, dados concretos para auxiliar nas tomadas de decisão e otimização de uso de tempo de trabalho.
Confira como pôr em prática esta metodologia:
Defina os papéis
É necessário entender quem estará envolvido no processo, a assertividade na escolha dos talentos será determinante no quão eficiente será o mapeamento. Quantidade de pessoal não traduzirá efetividade dos novos processos ou seu aprimoramento, o que será determinante será o conhecimento técnico das rotinas e necessidades particulares de cada pessoa envolvida e as particularidades de cada processo. Portanto, o melhor pessoal a ser empregado serão aqueles que mais participam de determinada operação.
Faça um feedback dos processos atuais
Comece realizando uma reunião com a equipe, estabelecendo um diálogo unilateral com o intuito de demonstrarem como entendem os processos atuais, quais são as falhas existentes, o que acreditam que seria possível melhorar. Assim entenderá como está o organograma atual. Encontrará as falhas e pontos fortes para te auxiliar na condução do novo mapeamento, assim você encontrará com precisão cada etapa que seu novo processo deverá contar.
Mapeie os novos processos
Após já entendido os pontos fracos e fortes dos processos atuais, elabore os novos e estude teoricamente quais serão os melhores caminhos. Pequenos testes e aplicação prática serão um bom dado para mensurar se o mapeamento está correto e funcional.
Valide os novos processos
Conforme já citado, após os pequenos testes será a hora de colocá-los em prática.
Teste por períodos isolados de tempo e verifique os indicadores, sempre ouvindo o que todos os envolvidos tem a dizer sobre. Este será o determinante para a aplicação efetiva.
O que muda após ser adotado um mapeamento de processos?
Se você já é empreendedor, já está ambientado com desafios. Estabelecer processos é sempre um obstáculo e a melhor forma de vencer é instituir um processo de implementação e testagem. As chances de erro são mínimas pois a estes estarão anexados a etapas de validação que atestarão a funcionalidade do novo modelo.
Conclusão
Por fim, o mapeamento de processos é fundamental para o sucesso de uma empresa, com ele o empresário conseguirá analisar de cima onde estão os gargalos e tomar decisões antes que eles afetem definitivamente o orçamento da empresa, evitando assim além de gastos exagerados, muita dor de cabeça pois permitirá se antecipar e tomar decisões assertivas.
Para que isto seja possível além de etapas bem definidas é primordial que o empresário tenha em suas mãos relatórios e resultados, por isto é primordial analisar estes requisitos antes de contratar um software de gestão.
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