Como fazer mapeamento de processos? Exemplos e porquê utilizar um

Como fazer um mapeamento de processos pode ajudar a empresa a ter vantagem competitiva no mercado? 

Se você quer entender isso, está no lugar certo. 

O mapeamento de processos é a chave para a organização alcançar mais resultados com menos recursos, uma vez que visa achar soluções para falhas e aumentar a produtividade. 

Essa ferramenta precisa estar no pilar de todas as empresas, tanto antes de começarem a operar, como de maneira contínua no dia a dia. 

É por meio dela que você consegue entender se a empresa está na direção certa ou não. 

Mas como fazer um bom mapeamento de processos? Por onde exatamente começar? 

Você vai aprender o exato passo a passo nesse conteúdo, bem como técnicas para deixar os projetos na direção correta. 

Dito isso, acompanhe esse texto até o fim e saiba como aplicar o mapeamento de processos para alcançar vantagem competitiva no mercado.

Aproveite a leitura!

O que é mapeamento de processos?

O primeiro passo para saber como fazer mapeamento de processos é entender o que são eles.
De forma bem simples, processos são atividades feitas para concluir uma demanda específica. Eles ocorrem todos os dias e em praticamente todas as organizações.
Por exemplo, um processo pode ser o recebimento de um pedido, a embalagem de uma mercadoria ou até mesmo a entrega dela.
O mapeamento de processos, por sua vez, é um instrumento que gestores usam para aprimorar os processos internos e melhorar os resultados de uma empresa.
Basicamente, o mapeamento é a descrição completa e clara de todos os processos existentes da organização. Ou seja, o que é feito, por quem é feito, o que é usado na etapa, quais recursos são necessários e por aí vai.
Vamos observar mais um exemplo para entender melhor.
Imagine uma empresa de roupas. Dentro dela existe um fluxo de trabalho com processos como pedido feito pelo cliente, a encomenda, a gestão de estoque, até a logística de entrega.
Nesse caso, os processos e os responsáveis serão identificados pelo mapeamento, também conhecido por fluxograma.
Portanto, o mapeamento de processos funciona como uma ferramenta de gestão e administração que tem como finalidade a melhoria do fluxo de trabalho.

A importância do Mapeamento de Processos: por que usar um mapa de processo?

O mapeamento de processos é importante para mostrar como resolver problemas do cotidiano das empresas e potencializar os resultados dela. 

Além disso, essa ferramenta é capaz de identificar possíveis falhas que acontecem e diminuem o valor na entrega ao cliente.

Parece simples, mas muitas vezes as falhas do dia a dia são difíceis de serem identificadas a olho nu. 

Isso significa que as vezes nem dá para perceber que o valor de entrega poderia ser maior. 

Mas isso é possível se souber como fazer um mapeamento de processos. 

Porque ele vai especificar quais são as atividades e os responsáveis de cada etapa que compõe um processo interno da organização. Assim, dá para analisar como estão os indicadores de resultados. 

E tem mais, um bom nível de profundidade e detalhamento do mapeamento de processos é essencial para redução de custos, uma vez que identifica essas falhas e encontra soluções para tapar lacunas. 

No geral, essa ferramenta incrementa a gestão organizacional e auxilia no planejamento estratégico de cada empresa. 

Vantagens do Mapeamento de Processos

No momento, você já entendeu qual é a importância de saber como fazer mapeamento de processos, mas quais são as vantagens que essa ferramenta traz? 

Certamente, redução de custos e potencialização de resultados são vantagens. 

Mas além delas, o mapeamento de processos pode contribuir para um novo modelo de gestão mais transparente e participativo. 

Isso porque apresentar os processos da empresa para os colaboradores faz com que eles se sintam mais parte e até tomem iniciativa para resolver atritos identificados no mapeamento. 

Outra vantagem é que o mapeamento ou fluxograma permite padronizar os processos com base nas medidas que trouxeram mais resultados. 

Nesse sentido, o fluxo de trabalho é otimizado e a produtividade da empresa aumenta, bem como a melhoria na qualidade de entrega aos clientes. 

Com mais qualidade, o cliente fica ainda mais satisfeito, certo? 

Portanto, mais uma vantagem do mapeamento de processos é o auxílio na fidelização dos clientes.

Como fazer mapeamento de processos? (Fases + Passo a passo)

É comum as pessoas terem dúvida sobre como criar um mapa de processo ou como realmente colocar na prática. 

Mas é esse primeiro momento que demanda mais atenção para que o mapeamento esteja dentro do planejamento estratégico de cada empresa. 

Para te ajudar, separamos as principais etapas de como fazer um bom mapeamento de processos a seguir. 

Mapeamento de processos: Por onde começar? Qual é o 1º passo para mapear um processo?

Assim como qualquer outro pilar, o mapeamento está ligado diretamente à base da empresa. 

Ou seja, com os valores organizacionais, o posicionamento, oportunidades, metas e resultados. 

Por isso, se você tem dúvida sobre por onde começar o mapeamento de processos, saiba que o primeiro passo é ter essa visão mais ampla da empresa e definir quais serão os processos mapeados. 

Praticamente, é onde todo o planejamento começa e as prioridades são definidas. 

Isto é, escolher um processo para mapear no lugar de outros pode indicar um senso de mais urgência, não é mesmo? A ideia é exatamente essa, para encontrar soluções mais imediatas e necessárias.

2º passo: relacione as atividades e organize as etapas

O 2º passo de como mapear processos de produção é registrar todas as tarefas obrigatórias para cumprir um processo e quem é responsável por cada uma. 

Depois só precisa organizar dentro das etapas de tal forma que represente o processo do começo ao fim

3º passo: preparação do fluxograma

Em seguida, o 3º passo é preparar um fluxograma que vai representar de maneira esquemática os processos. 

Utilize símbolos e desenhos do mapeamento para retratar as etapas de cada fluxo de trabalho. 

4º passo: analise todo o mapeamento

Em seguida, o 3º passo é preparar um fluxograma que vai representar de maneira esquemática os processos. 

Utilize símbolos e desenhos do mapeamento para retratar as etapas de cada fluxo de trabalho. 

Qual é a diferença entre Mapa de processo, Diagrama de processo e Modelo de processo?

A diferença entre mapa, diagrama e modelo de processo está no que é representado em cada componente.

O mapa de processo oferece um panorama maior das descrições de processos com os elementos básicos. 

Já o diagrama de processo apresenta apenas os principais elementos do fluxo e deixa de lado informações com menos detalhes. 

E o modelo de processo é a maior representação da empresa e de tudo envolvida nela. Ou seja, todas as informações sobre os processos estão nesse componente.

Tipos de mapas de processos

Na medida que você já conhece as etapas de como fazer mapeamento de processos, é importante saber que existem diferentes técnicas para construir um mapa. 

A questão é que cada uma vai se adequar melhor a situações específicas. 

Por isso, é essencial conhecer as principais técnicas para saber qual usar. São elas:

• Fluxograma; modelo mais simples que representa os processos com elementos gráficos.
• Fluxograma horizontal; uma técnica aprimorada do fluxograma normal, que procura desenvolver em um eixo central os processos e colocar os responsáveis no eixo vertical. 
• Mapofluxograma; método que elabora o fluxo de produção com elementos do fluxograma para identificar possíveis melhorias nesse processo.
• Business Process Model and Notation (BPMN); logística gráfica que apresenta toda a jornada de um processo de um jeito padronizado, o que facilita que seja interpretado por diferentes setores da empresa.
• SIPOC; ferramenta que representa fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes para fazer o mapeamento completo de todos os processos da organização até a entrega da mercadoria. 

Exemplos de mapeamento de processos organizacionais

Na prática, onde é possível fazer o mapeamento de processos de negócio? De maneira concisa, em todas as áreas que envolvem atividades. Vamos mostrar alguns exemplos.

Fazer uma compra pode ser fácil, certo? Mas tem um processo por trás que deve ser mapeado para contribuir para uma boa gestão de compras. 

Nesse cenário, existe a área de compras, o responsável e o cliente que inicia esse processo. Basta mapear todas as atividades necessárias para que esse processo seja concluído. 

Outro exemplo é o processo de pagamento, que junta o setor financeiro com os fornecedores e instituições financeiras por fora. 

O mapeamento desse processo permite avaliar se o fluxo de pagamento está correto ou se pode ser melhorado. 

Como deixar os projetos na direção certa? (Técnicas de mapeamento de processo)

Há técnicas dentro de como fazer mapeamento de processos que precisam ser utilizadas para melhorias contínuas e deixar os projetos na direção certa. Algumas são: 

• Análise SWOT; para identificar vantagens e desvantagens de um processo, bem como oportunidades e riscos do negócio em geral. 
• Método 5W2H; uma ferramenta que procura colocar em prática toda a parte de análises estratégicas feitas anteriormente.
• Matriz GUT; técnica mais voltada para a resolução de problemas e tomada de decisões.
• Brainstorming; reuniões que envolvem mais participação dos colaboradores para incentivar a criatividade na resolução de problemas. 

Mas além dessas técnicas citadas, existem outras ferramentas digitais que podem ajudar no mapeamento de processos de uma empresa. 

Uma delas são os ERPs, sistemas integrados de gestão essenciais para trazer uma visão ampla das atividades e facilitar os processos. 

Nesse sentido, a Okton oferece um sistema ERP super versátil que funciona para os mais diferentes tipos de organizações. 

E tem mais, o sistema da Okton ainda conta com a simplicidade e interatividade na interface do sistema.

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Conclusão

Conseguiu entender como fazer o mapeamento de processos é um dos pilares para que a empresa seja destaque no mercado? 

Em resumo, essa ferramenta permite que as organizações identifiquem problemas e encontrem soluções para otimizar os processos. 

Dessa forma, é possível reduzir custos e aumentar a produtividade, além de criar um sentimento mais participativo dentro da empresa. 

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