Como adequar seu ERP a nova LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em agosto de 2020 e ela regulamenta a maneira de como as empresas lidam com os dados de pessoas físicas. Existem várias responsabilidades, que vão desde a coleta, passando pela guarda e a utilização dos dados.
Esse processo de adequação deve ser cuidadoso, mas a maioria das empresas já estão enquadradas às exigências da lei.
Basicamente toda empresa coleta dados de pessoa física, por isso, a LGPD se aplica a todos os segmentos e portes de empresas.
Para cumprir os requisitos da LGPD, as organizações devem garantir que tais processos sejam mapeados e que garantam o sigilo e a correta utilização dos dados. O descumprimento desses, pode significar em multas, que futuramente irão incidir sobre seu faturamento. Isso pode comprometer seu resultado financeiro e a sua reputação dentro do mercado.
Alicerces da LGPD
A nova LGPD foi baseada no modelo europeu de proteção de dados, o qual tem por finalidade proteger os dados dos cidadãos de vazamentos indevidos. Essa lei baseia- se principalmente em quatro alicerces, que são:
– Controle: Sempre é necessário deixar bem claro como as informações do cliente estão armazenadas, quando e por quem estão sendo acessados;
Transparência: A empresa deve sempre deixar bem claro para qual finalidade esses dados serão utilizados;
Segurança: É indispensável que você demonstre como a empresa fará para proteger esses dados e para que eles serão utilizados;
Consentimento: O dono das informações sempre deve autorizar a empresa a utilizar e armazenar os dados. Também deve existir um mecanismo para que esses dados sejam deletados do banco de dados da empresa.
A fim de atender esses requisitos, o sistema de gestão vem para facilitar esse processo. Várias informações como cadastro de clientes, fornecedores, contratos e emissão fiscal, já estão registradas dentro do sistema. O único desafio é garantir a segurança e o controle desses dados.
ERP e LGPD
Hoje, várias empresas já utilizam sistema integrados com a sua gestão, e terão que estar atentos se a fornecedora já se enquadra às exigências da lei. Assim, esse requisito deve ser levado em consideração na hora de escolher seu ERP, pois você deve ter o total controle dos dados que lhe forma fornecidos.
Ao procurar um software para sua gestão deve- se levar em conta a seguinte questão: quem pode ter acesso a essas informações?
O sistema ERP armazena uma infinidade de informações sobre os clientes, fornecedores e até mesmo da própria empresa. Então, é sempre necessário analisar como será armazenado esses dados e por quem eles poderão ser acessados, pois qualquer deslize com esses tipos de cuidados pode ser fatal para seu negócio.
Uma das formas de solucionar esse problema é com níveis de acesso automatizado. No sistema ERP é possível delimitar funcionalidades de acordo com cada usuário, dependendo do seu nível de reponsabilidade dentro da empresa, garantindo assim, que a pessoas tenham acesso somente a funcionalidades autorizadas pelo administrador.
Conclusão
Assim, todas as empresas devem se adaptar à LGPD, tanto a contratante de um software quanto a contratada. É sempre necessário entender os riscos que envolvem o mau tratamento de dados, um passo importante é fazer um levantamento de quais dados ficarão sob sua guarda, e assim, ver qual software se encaixa em seu perfil operacional.
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