É viável contratar um ERP?

Quando falamos em dados logo pensamos em registro, e é exatamente este um dos fundamentos desta ferramenta. O que era visto muitas vezes como um custo, em 2020 performou como um investimento fundamental neste período.
A partir deste cenário foi entendido que um sistema de gestão integrado é o coração de uma empresa, registrando dados e informações, automatizando e otimizando processos, fornecendo dados financeiros, relatórios e te auxiliando no dia a dia, é ele quem mantém a empresa abastecida e funcionando para prosseguir em sua caminhada.

A dúvida já não é mais uma SE contratar, e sim QUAL contratar.

Para entendermos um pouco mais sobre a fundamental importância dessa ferramenta nos dias atuais é necessário entender a relação direta dela com sua empresa e colaboradores.

Alta compatibilidade

O ERP é democrático e viável para empresas de todos os tamanhos e segmentos desde indústria, varejo e até mesmo prestações de serviços. Para melhorar ainda mais este relacionamento existem soluções específicas para cada uma dessas empresas e indústrias que contam com ferramentas específicas para desempenhar as atividades daquele nicho em questão.
Com o princípio já citado de automatizar processos, registrar informações e modernizar a gestão, essas soluções específicas se aplicam perfeitamente no setor proposto com algumas alterações específicas.

Facilidade em contratar e utilizar

Os avanços tecnológicos proporcionaram uma progressão exponencial no setor destes sistemas de gestão. Nos dias atuais é incrivelmente simples contratar uma ferramenta on-cloud e não se preocupar com servidores enormes tomando espaços e consumindo recursos da empresa. Este é um dos exemplos mais práticos sobre a democratização dessa ferramenta, afinal, este era um dos maiores custos e impedia pequenas empresas de adotar o serviço. Esse obstáculo foi facilmente superado com essa nova possibilidade de ter seu sistema em nuvem.

A facilidade em utilizar foi também mais um dos avanços, soluções foram pensadas e desenvolvidas para deixar esses softwares cada vez mais intuitivos e simples de serem utilizados. A integração entre setores foi possível e assim o intercambio entre colaboradores proporcionou uma rápida adaptação aos novos usuários.

Custo já não é mais um problema. A fácil aplicação da mesma solução com poucas adaptações em um grande número de empresas barateou a aquisição de um software como esse. Com planos personalizados para se adaptar ao seu orçamento e suas necessidades, atualmente existem soluções por 1,99/dia que certamente já atenderão as necessidades básicas de uma empresa iniciando sua jornada.

Retorno sobre investimento, termo que define com maestria a relação financeira do ERP em uma empresa. A automação de tarefas, acompanhamento financeiro, controle de estoque, gerenciamento de cadastros de clientes e fornecedores, emissão de documentos fiscais são tarefas que antes se fazia presente a necessidade de um amplo quadro de funcionários. A aquisição desta ferramenta substituiu este cenário e deu uma nova dinâmica ás rotinas e excluindo a necessidade uma grande disposição de tempo e papel para atividades que agora são automáticas ou facilmente operáveis.

Como identificar que uma empresa precisa de um ERP?

A resposta é relativa de empresa para empresa, mas partindo do ponto de que os primeiros passos de um empreendimento serão cruciais para seu futuro a resposta é: o quanto antes. Quanto mais cedo a empresa registrar suas informações mais facilitada será sua progressão e futuro.

Mas se a empresa já estiver operando, como identificar que realmente chegou a hora?

• Quando colaboradores estão sobrecarregados e erros se tornam uma fatalidade frequente no dia-a-dia. Isso ocorre por conta do aumento no fluxo de dados e estes acabam fugindo do controle. Uma das propostas da automatização de processos é evitar a interação humana e por fim reduzir riscos e erros.
• Dificuldade para finalizar pedidos e entregar o produto final são outro sinal. Se há muitas atividades envolvidas no processo, as mesmas tendem a se acumular durante a jornada causando a diminuição na entrega do produto/serviço.
• Problemas no estoque ou inventário se tornaram algo frequente e parecem fugir do controle
• O controle financeiro e fluxo de caixa da empresa está longe de ser um dado preciso.

Se a empresa está passando por algum desses problemas ou o empreendedor quer evitá-los, chegou a hora de avaliar as opções viáveis para a empresa.

O que levar em consideração?

A aplicação de um ERP é volátil e adaptável, mas como já mencionado existem soluções especializadas para determinadas empresas. Avaliar as opções isoladamente te ajudará a entender se determinada solução se aplica para o empreendimento.

Analise alguns aspectos como:

• O sistema conta com bons módulos de relacionamentos com clientes, facilitando a análise e controle das atividades,  histórico dos clientes, registros de informações e etc.
• Leve em consideração até que ponto você conseguirá  analisar e gerir suas compras, controle de pedidos, status, facilidade em importar XML de notas e indicadores de produtos com melhores performance devem ser opções oferecidas pelo ERP que está sendo analisado.
• Gerenciamento de usuários e comissões também é um ponto crucial. Entenda até que ponto seus colaboradores podem ter acesso e se essa jornada pode ser personalizável.
• Facilidade em emissões e em operar as obrigações fiscais. Entenda se o sistema oferece todos os tipos de emissão que seu negócio deverá contar e se as atividades são de fácil acesso e completas.
• Controle de estoque é uma das operações centrais em muitas empresas, se é o seu caso, analise se o sistema oferece todas as atividades pertinentes á área. Controladoria, cadastros, localização, entradas e saídas e informações particulares dos produtos devem ser algumas das opções disponíveis.
• Relatórios são a peça chave para obter indicadores te auxiliando a estabelecer metas, objetivos e entender como está o desempenho da empresa e qual caminho ela deverá seguir.
• A facilidade de acesso é outro ponto essencial. Se houver a possibilidade de acesso remoto fora da empresa proporcionando comodidade para os gestores é um ponto positivo a ser levado em consideração.

Conclusão

Como todo este panorama já fora entendido e a importância de um ERP em uma empresa é evidente. O baixo custo de aquisição, praticidade, facilidade e automatização viabilizaram e  muito a aplicação dessa ferramenta em pequenas empresas. Certamente será um diferencial para sobreviver no competitivo e dinâmico mercado brasileiro.

Se ainda houver dúvidas ou você está interessado em saber como uma ferramenta completa pode te auxiliar na gestão da sua empresa, clique aqui e entre em contato! Será um prazer lhe ajudar em sua jornada empreendedora.