Gestão de compras e suprimentos: 9 dicas de como minimizar custos e desafios

A gestão de compras e suprimentos de uma empresa é mais uma área que exige cuidado e atuação estratégica.

Negociações e aquisições bem realizadas podem gerar o aumento da receita e vantagens em relação ao mercado, que é bastante competitivo.

Já quando são mal realizadas podem paralisar a produção, aumentar gastos e causar quebra de estoque. 

Portanto, é importante entender que trata-se de um tema bastante relevante para o crescimento do negócio.

Dessa forma, neste artigo vamos te explicar o que é a gestão de compras e suprimentos, a sua importância, os principais desafios da área e dicas para uma boa administração.

Sendo assim, acompanhe o texto até o final e tenha uma boa leitura!

O que é gestão de compras e suprimentos?

A gestão de compras e suprimentos é o conjunto de cuidados, medidas e ações que garantem a eficiência do processo de compras e suprimentos de uma organização.

Antes de iniciarmos a explicação sobre o termo, é importante entender como se dá os processos de compras e suprimentos em uma empresa.

Estes processos são relacionados ao setor de logística, mas também impactam diretamente em outros, como o de vendas.

Basicamente, a compra é a ação de adquirir produtos para revenda, para funcionamento do negócio ou matérias-primas de fornecedores.

A aquisição depende do formato da empresa. Indústrias costumam comprar insumos de produção, e varejo e distribuidores costumam comprar mercadorias para revenda.

Já, por sua vez, a cadeia de suprimentos é o conjunto de ações interligadas e ordenadas para o sucesso de todo processo de aquisição, produção e distribuição ou entrega.

Sendo assim, compras e suprimentos caminham juntos e, portanto, a sua gestão deve ser unificada.

O processo de compras e suprimentos leva em consideração detalhes de negociação e aquisição com os melhores fornecedores, de modo a reduzir custos, agilizar prazos, garantir a qualidade dos materiais comprados e muito mais.

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Como ela funciona na prática?

O controle de aquisições e suprimentos ocorre por meio de uma série de ações, como:

• seleção de fornecedores ágeis, de qualidade e com melhor custo-benefício;
• compra de materiais, insumos e mercadorias;
• negociação de condições da compra;
• registro de negociações e cotações;
• cálculo do estoque;
• planejamento da manutenção do fluxo contínuo de mercadorias e suprimentos necessários;
• fabricação de produtos;
• transporte de produtos e suprimentos;
• entrega de produto ao cliente;
• desenvolvimento e utilização de canais de comunicação entre operadores da logística da empresa.

Na prática, o processo se inicia quando há uma demanda, ou seja, quando é notificada a necessidade da compra de mais mercadorias ou insumos para fabricação de produtos.

Logo após, o departamento deve procurar o seu fornecedor, ou caso não tenha ou queira encontrar um novo, deve realizar uma boa pesquisa e realizar a cotação de preço, levando em consideração a qualidade, o valor e o prazo de entrega.

É o momento em que há negociação com o fornecedor para encontrar a proposta que melhor atenda a sua empresa. Custos, pagamentos e logística de entrega são os temas mais debatidos nesse momento.

Depois da decisão feita e liberada pelos líderes do negócio, é importante comunicar ao setor de produção/vendas, estoque e logística sobre a compra feita.

Se existirem plataformas de controle e gestão, a compra deve ser registrada, junto a sua entrega.

Depois a área de estoque e logística deve entrar em ação para organizar o armazenamento, uso e transporte dos produtos e/ou insumos.

Qual a importância da gestão de compras e suprimentos para um negócio?

A gestão de compras e suprimentos é capaz de garantir a eficiência do processo de compras, fabricação, vendas e logística de uma empresa. 

Isso significa que a administração desses fatores é fundamental para o funcionamento de todo o fluxo produtivo da empresa.

Além disso, esta gestão é importante para a excelência e assertividade nos processos.

Ao entender quais são os desafios e demandas, é possível adotar estratégias e medidas que possibilitam a compra de produtos e insumos na quantidade correta, com qualidade e pontualidade.

Sendo assim, gerir ambos os processos pode:

• garantir uma entrega pontual;
• possibilitar o aumento do lucro;
• promover a redução de custos com produtos e transporte mais caros, quando há atraso e falta de antecipação;
• garantir a manutenção da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos;
• melhorar e preservar a satisfação dos clientes.

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Quais são os impactos da má gestão de compras? (Estoque, Fluxo de caixa e Capital de giro)

A má gestão de compras e suprimentos pode causar uma série de problemas e complicações para o negócio.

Uma empresa que realiza uma gestão desatenta pode, por exemplo, ser pega de surpresa com a falta de mercadorias para revenda.

Dessa forma, muitas vendas podem ser perdidas, o que influencia diretamente na diminuição da receita e nas entradas do fluxo de caixa.

Além disso, há o problema com as entregas para o cliente. Quando um produto não está disponível no estoque e o prazo de entrega é grande, muitos consumidores desistem da compra. Quando não, mesmo cientes acabam considerando a demora da entrega como fator negativo.

Ainda pode ocorrer a paralisação na fabricação de produtos por falta de insumos. Isso significa que a sua empresa está perdendo dinheiro, sobretudo se há grande procura pelo produto.

Quando há perda de venda por falta de mercadoria, o capital de giro, quantia necessária para pagar as despesas da empresa enquanto a mesma ainda não tem retorno financeiro, pode ser gasto em maior quantidade do que previsto, pois, afinal, os custos de funcionamento não deixam de existir.

Quais são os principais desafios da área de Gestão de Compras e Suprimentos?

Conheça os principais desafios da área de gestão de compras e suprimentos:

• identificar falhas no processo e reduzi-las: a principal dificuldade deve ser identificar o que está sendo realizado de errado, o que esses erros implicam e iniciar um planejamento de gestão para começar a reduzir as falhas;
• ter equilíbrio entre precisão e flexibilidade: é muito importante conseguir equilibrar precisão nos processos e flexibilidade, pois trata-se de uma gestão com diversas mudanças e adaptações que necessitam de resoluções ágeis;
• coordenar a equipe: realizar a gestão da equipe é fundamental para o sucesso das operações de compra e suprimentos. Esse cuidado deve ser expandido aos fornecedores e transportadores também;
• avaliar os resultados da empresa: é fundamental analisar os dados produzidos pela empresa, não só que dizem diretamente a cadeia de suprimentos, mas de todos os setores. Assim você pode entender se as mudanças têm produzido um resultado positivo ou ao menos estável.

Boas práticas e principais atividades da Gestão de Suprimentos e Compras

Confira algumas boas práticas e o que deve ser feito para uma boa gestão de suprimentos e compras:

1. Mapeamento de processos internos favorece a gestão 

O mapeamento de processos consiste em analisar e avaliar os métodos de trabalho, de modo a encontrar pontos negativos a serem melhorados.

Este mapeamento, quando aplicado ao setor de compras e suprimentos, precisa levantar informações e dados sobre fornecedores, entradas, fluxo, saídas e clientes.

2. Indicadores de desempenho

Conte com indicadores de desempenho, pois eles estimulam a produção de dados pela empresa, que, quando analisados, demonstram o estado de algum fator.

Além disso, os indicadores de desempenho são extremamente úteis para tomadas de decisões mais assertivas.

3. Registro de todas as operações

Todas as operações devem ser registradas para possibilitar uma gestão organizada. Essas operações servirão para consultas de todos os setores e também para tomadas de decisões.

4. Seleção de bons fornecedores

Selecionar bons fornecedores é fundamental para manter a pontualidade e qualidade das mercadorias e/ou insumos. Procure fornecedores confiáveis, que entregam rápido e contam com um custo benefício interessante.

5. Compras de acordo com as demandas

É fundamental que as compras só sejam feitas de acordo com a demanda da empresa. Preste atenção que quando dizemos demanda da empresa não significa demanda dos clientes, mas sim sobre a necessidade do negócio.

Comprar sem necessidade pode fazer com que o estoque fique sem espaço.

6. Monitoramento e comparação de preços + Negociação

Monitore as ofertas de matéria-prima e mercadoria, pois podem surgir melhores condições de preço.

Você também deve sempre realizar negociações e não aceitar as primeiras ofertas. Afinal, é possível conseguir descontos e outros benefícios.

7. Estoque de segurança

Você deve contar com um estoque de segurança, que é basicamente um estoque extra para evitar que os produtos e insumos se esgotem por algum aumento inesperado de demanda.

Sendo assim, você terá mais tempo para novas compras e produções, e não perderá oportunidades de vendas.

8. Integração com outras áreas

A gestão de compras e suprimentos precisa trabalhar integrada com outras áreas, como produção/operação, comercial e gestão de estoque.

9. Tecnologia e Software eficaz de gestão 

Realizar a gestão de uma empresa, independente de seu pilar, sem o auxílio de tecnologia é um grande erro.

Os softwares são capazes de automatizar, organizar e facilitar a administração dos mais diversos setores de uma organização.

A Okton disponibiliza um sistema de gestão integrada para o seu negócio. Em uma plataforma simples e intuitiva, é possível realizar:

• controle de estoque;
• gestão de finanças;
• controle de vendas;
• e muito mais!

Conheça o sistema de gestão empresarial da Okton, que conta com ferramentas de administração de compras e suprimentos, e comece a organizar e coordenar os seus processos!

Conclusão

A gestão de compras e suprimentos é essencial para um negócio funcionar de maneira organizada e segura. Além disso, investir nesse processo pode contribuir para o sucesso da empresa em sua reputação e receita.

Leia também: “Planejamento Estratégico de uma Empresa: entenda o que é e benefícios”. 

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