O que é XML? Por que ele é tão importante? Confira na íntegra!

O XML (Extensible Markup Language) é uma linguagem de marcação amplamente utilizada na atualidade para a troca de informações entre sistemas de computadores. Aliás sua flexibilidade e adaptabilidade o torna uma escolha popular para representar dados de forma estruturada. Portanto, neste artigo nós abordaremos em profundidade o que é o XML, seu propósito fundamental e como ele se relaciona com a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é um documento essencial no contexto da gestão de notas fiscais eletrônicas. Para compreender completamente o papel do XML na DANFE, é fundamental entender primeiro o que é o XML e por que ele é tão importante.

Então se você quer ficar por dentro deste assunto tão importante para sua empresa, confira o artigo na íntegra sobre este assunto tão relevante para a sua gestão!

O que é XML?

Então o XML, é principalmente uma linguagem de marcação que foi desenvolvida para representar dados de forma legível tanto por humanos quanto por máquinas. No entanto, ele compartilha algumas semelhanças com o HTML (Hypertext Markup Language), mas com um propósito fundamentalmente diferente. Enquanto o HTML é projetado para estruturar conteúdo na web e descrever a apresentação desse conteúdo, o XML é usado para estruturar e armazenar dados de maneira hierárquica e organizada.

Como é um arquivo XML?

O arquivo XML, quando for relacionado à uma nota fiscal em sua grande maioria terá como nome do arquivo o número da chave da nota fiscal. Ou seja, para facilitar a identificação da origem daquele XML, ele provavelmente terá o mesmo número da chave da nota fiscal de origem, como podemos ver na imagem abaixo:

Arquivo XML em uma pasta em seu dispositivo:

Arquivo da DANFE(Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica):

Características do XML

Primordialmente, o XML possui algumas características distintas que o tornam uma escolha ideal para a representação de dados, e estas são:

Linguagem de Marcação:

Assim como o HTML, o XML utiliza tags para estruturar e organizar informações. No entanto, ao contrário do HTML, porém, este arquivo não define tags predefinidas para fins específicos, permitindo que os desenvolvedores criem suas próprias tags personalizadas.

Extensibilidade:

Portanto, como o nome sugere, o este tipo de documento é altamente extensível, o que significa que é possível criar novas tags e estruturas de dados conforme necessário. Então isso o torna adequado para uma ampla gama de aplicações.

Legibilidade:

O XML é fácil de ler e entender, devido à sua estrutura hierárquica e à utilização de tags descritivas. Isso o torna uma escolha eficaz para a troca de informações entre pessoas e sistemas.

Para que serve o XML?

Os arquivos com esta extensão possuem uma variedade de aplicações em diferentes domínios, incluindo a Web, a indústria financeira, a área de saúde e muito mais. Ademais, seu uso principal é estruturar e representar dados de maneira organizada e hierárquica, o que o torna uma escolha ideal para os seguintes propósitos:

Utilização em Sistemas:

Este documento possui uma variedade de aplicações em diferentes domínios, incluindo a Web, a indústria financeira, a área de saúde e muito mais. Seu uso principal é estruturar e representar dados de maneira organizada e hierárquica, aliás, isso é o que o torna a escolha ideal para os seguintes propósitos:

Armazenamento de Dados:

Muitas aplicações usam o XML como formato de armazenamento de dados, permitindo que informações sejam armazenadas e recuperadas de maneira eficiente.

Comunicação de Dados:

O XML é utilizado para a troca de dados entre sistemas distribuídos, como aplicativos web que se comunicam com servidores. Ele desempenha um papel fundamental na transmissão de informações entre clientes e servidores.

Importação de Notas Fiscais de Compras:

Além das aplicações citadas, o XML também é de fundamental importância para facilitar o processo de entrada de mercadorias, isto é, ele é utilizado para automatizar o processo de faturamento de compras para agilizar as atividades de: cadastro de produtos, fornecedores, geração do financeiro e outras atividades.

A Relação da Danfe e o XML 

A DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento importante no contexto da emissão e gestão de notas fiscais eletrônicas. A DANFE é uma representação física e visual da nota fiscal eletrônica (NF-e), que é um documento digital utilizado para registrar transações comerciais e fiscais. Agora, vamos explorar como o XML se relaciona com a DANFE e por que ele desempenha um papel fundamental nesse processo.

A Estrutura da NF-e em XML 

A NF-e é criada e armazenada em formato XML. Isso significa que todas as informações relevantes sobre uma transação comercial, incluindo detalhes do emitente, do destinatário, dos produtos/serviços e dos valores envolvidos, são estruturadas e armazenadas em um arquivo XML. Inclusive esta mesma estrutura hierárquica e organizada permite que a informação seja facilmente compreendida e processada por sistemas de computador.

Validação e Assinatura Digital

Sobretudo, uma das características essenciais da NF-e é a sua validação e assinatura digital. O XML que contém as informações da NF-e é submetido a um processo de assinatura digital para garantir a autenticidade e a integridade do documento. Isso é fundamental para evitar fraudes e garantir que a NF-e seja legalmente reconhecida. Esse processo é realizado via Certificado Digital A1 ou A3, que se comunica com o fisco para a autorização da utilização da chave da nota.

Geração da DANFE a partir do XML

A DANFE é o arquivo gerado a partir do XML, portanto, no próprio XML contém todas as informações necessárias para a impressão do documento, incluindo os detalhes do emitente, do destinatário, dos produtos/serviços e dos valores. As informações do XML são transformadas em um formato legível que então é convertido para o documento auxiliar, este documento visual que pode ser impresso acompanha a mercadoria durante o transporte e é entregue ao destinatário.

Facilitação do Controle Fiscal

A utilização do XML na emissão da DANFE facilita o controle fiscal por parte das autoridades tributárias. Como o XML contém todos os detalhes da transação, ele pode ser facilmente verificado para garantir a conformidade com as regulamentações fiscais. Desse modo, isso simplifica o processo de auditoria fiscal e ajuda a combater a evasão fiscal.

Armazenamento e Recuperação de Dados

O XML da NF-e também desempenha um papel importante no armazenamento bem como na recuperação de dados. As empresas são obrigadas a manter registros das NF-e por um período determinado por lei. O XML é uma forma eficaz de armazenar esses registros pois permitem que sejam recuperados quando necessário, seja para fins de auditoria, reconciliação de contas ou qualquer outra finalidade.

A Utilização do XML no ERP Okton

Importação de Nota Fiscal:

O arquivo XML tem aplicações incríveis no ERP Okton, um dos principais usos é na importação de notas fiscais de compras, que o sistema então automatiza todo o processo de faturamento de mercadorias na entrada de uma nota e agiliza o trabalho de disponibilização de seus produtos para venda. Além disso, ele automatiza o preenchimento do NCM(Nomenclatura Comum do Mercosul) e seu produto em poucos cliques estará disponível para venda. Além disso, através das informações contidas no XML da nota de compra, o sistema cadastra automaticamente o fornecedor e agiliza o processo de geração do financeiro.

Geração de Agrupamento das Emissões Fiscais:

Além da importação, o XML pode ser utilizado na geração do arquivo agrupado com as emissões de notas fiscais em determinado período. Esse arquivo é fundamental para o contador gerar os impostos incidentes de acordo com o número de notas emitidas.

Possibilidade de geração do XML quando necessário:

Com o ERP Okton você tem a possibilidade de gerar o XML de uma nota fiscal a qualquer momento. Isso traz a agilidade necessária para você atender solicitações instantaneamente.

Conclusão

Portanto, concluímos que o XML desempenha um papel fundamental na emissão da DANFE e na gestão das notas fiscais eletrônicas. Como linguagem de marcação flexível e extensível, o XML é usado para estruturar e representar os dados contidos em uma NF-e de forma organizada e hierárquica. Isso facilita a validação, a assinatura digital, a geração da DANFE, o controle fiscal e o armazenamento de dados, tornando-o uma parte indispensável do processo.

A DANFE, como representação física da NF-e, é gerada a partir do XML e desempenha um papel crucial na logística e no cumprimento das obrigações fiscais. A integração entre o XML e a DANFE é um exemplo notável de como a tecnologia, especificamente a linguagem de marcação XML, desempenha um papel vital na modernização e eficiência dos processos comerciais e fiscais.

Portanto, compreender a relação entre o XML e a DANFE é essencial para empresas e profissionais que lidam com emissão e gestão de notas fiscais eletrônicas, pois isso contribui para a conformidade legal e a eficiência operacional. O XML continua a desempenhar um papel central na revolução digital que está transformando a forma como lidamos com documentos fiscais e comerciais.

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