Processos internos: Exemplos, Como gerenciar e Dicas para melhoria

Os processos internos são aqueles conhecidos por acontecerem dentro de uma organização. Neste artigo, vamos focar especificamente em processos empresariais.

Antes de mais nada, vamos contextualizar melhor o que são processos.

Os processos ocorrem no nosso dia-a-dia a todo momento.

Acordar em um horário definido, tomar banho, se arrumar, comer e, pegar um transporte público, chegar até a faculdade, prestar atenção na aula e fazer uma atividade são processos que fazem parte da vida de um estudante, por exemplo.

Dentro das empresas não é diferente. Diversos processos precisam ser estabelecidos e executados, visto que a própria atividade laboral precisa ser concluída.

No decorrer deste blog você vai encontrar a definição para processos organizacionais, a sua importância, os seus benefícios e algumas dicas de como definir processos e executá-los.

Portanto, acompanhe o texto e tenha uma boa leitura!

O que é um processo interno? E quais são os processos internos?

Os processos internos podem ser compreendidos como as maneiras em que etapas são executadas para concluir uma atividade.

Dentro de uma empresa, os processos internos são de extrema utilidade para a organização do negócio.

Para além da organização, também podemos frisar que os processos tem como objetivo finalizar cada passo, para poder avançar.

Ou seja, as próprias tarefas do trabalho são compostas por uma série de processos, que garantem com que elas sejam terminadas.

Um processo é composto por um bom detalhamento. Isto significa que os processos precisam determinar como cada atividade deverá ser realizada.

Sendo assim, os processos internos se relacionam bastante com a ordem das tarefas e as técnicas, métodos e ações que devem ser executadas para concluí-las.

Para que tudo fique claro, vamos dar exemplos de processos internos de uma loja de roupas:

Vamos supor que em uma loja de roupas e calçados, a atendente recebe um possível cliente. O seu primeiro processo é apresentar as melhores opções do produto que o cliente está procurando e utilizar técnicas de venda para uma persuasão eficiente.

Após conseguir fechar a venda, a atendente precisa enviar o cliente ao caixa para que ele efetue o pagamento.

O profissional do caixa deve receber os clientes, registrar alguns dados para a sua plataforma de CRM e emissão de nota fiscal. 

Com o pagamento feito, o caixa realiza o armazenamento do dinheiro em espécie, emite a nota fiscal, entrega o produto ao cliente e agradece pela compra.

Todas estas etapas para conseguir satisfazer o cliente por meio da entrega do produto são exemplos de processos internos.

Como criar processos internos?

Criar processos internos não é uma tarefa simples. Geralmente, as empresas começam com poucos funcionários e com menos clientes.

A tendência, quando há sucesso, é que o negócio cresça, entrem mais colaboradores e mais clientes, tornando assim mais complicada a organização de processos.

É importante contar com pessoas especializadas no desenvolvimento de processos, pois uma única liderança com certeza deve encontrar grandes dificuldades.

O primeiro passo é entender qual é o fluxo do trabalho, ou seja, basicamente identificar como o trabalho acontece do começo ao fim, bem como propriamente os processos envolvidos.

É importante então pensar em maneiras mais práticas e organizadas de como realizar esses processos, levando em consideração que é preciso reduzir em algum nível o tempo e esforço gasto para as entregas.

As soluções encontradas são diversas, indo desde a integração de setores até a adoção de sistemas digitais.

Quais são os indicadores de processos internos?

Os dados são bastante importantes para que uma empresa entenda o seu estado atual, bem como algumas possibilidades de melhorias.

Os indicadores de processos internos são todos aqueles que buscam compreender quais são os resultados atingidos pelas tarefas executadas.

Confira alguns indicadores de processos organizacionais:

• indicadores de eficiência: é capaz de demonstrar quais resultados foram alcançados com o menor uso possível de recursos;
• indicadores de eficácia: serve para apresentar se os resultados pretendidos forma alcançados;
• indicadores de capacidade: serve para entender qual é a quantidade que uma empresa é capaz de produzir em um determinado período de tempo;
• indicadores de produtividade: serve para medir a produtividade de cada colaborador. É calculado de acordo com o tipo de negócio, mas geralmente tem como base a quantidade de entregas e o tempo trabalhado;
• indicadores de qualidade: serve para entender como os clientes têm visto os produtos e serviços oferecidos;
• indicadores de lucratividade: é direcionado para entender o percentual entre as vendas e o lucro;
• indicadores de rentabilidade: serve para entender quanto de lucro foi possível obter com os investimentos da companhia;
• indicadores de competitividade: é o indicador capaz de demonstrar como a empresa se encontra em comparação ao seu concorrente. O market share é um indicador para isso;
• indicadores de valor: é feito para entender qual é o valor que o cliente está disposto a pagar pelo seu produto ou serviço em relação a quanto você gasta para comercializá-lo;
• indicador de turnover: é o indicador que demonstra o tempo médio em que os colaboradores permanecem na empresa;
• indicador de ticket médio: serve para entender o desempenho de empresas que atuam com vendas. Basicamente, para chegar a esse número é necessário pesquisar o faturamento em um período / quantidade de clientes ativos no período de tempo.

A importância do gerenciamento de processos internos

É muito importante saber gerenciar os processos organizacionais, visto que eles são a forma como as atividades devem ser executadas desde a sua entrada, até a sua saída/entrega.

Os processos internos precisam ser muito bem definidos para que eles sejam feitos de forma padronizada, de modo com que as entregas sejam mais rápidas.

Bons processos de uma empresa servem para evitar que tempo e dinheiro sejam perdidos. Sendo assim, as tarefas são mais ágeis e produtivas.

Os processos também servem para garantir a qualidade do produto ou serviço comercializado.

Em contrapartida, a satisfação do cliente é um fator que é bastante melhorado.

É importante que os processos sejam bem organizados e explicados para cada colaborador, pois, afinal, é preciso que todos saibam o que fazer, o que evita que as atividades sejam distribuídas para outros funcionários.

Benefícios da definição e estruturalização de processos

Processos definidos e estruturados corretamente são capazes de influenciar na produtividade de uma organização, fator este que é essencial para o crescimento do negócio.

Por outro lado, processos mal explicados e estabelecidos prejudicam totalmente o fluxo do trabalho.

As atividades acabam precisam ser refeitas muitas vezes, mais funcionários precisam atender a uma mesma demanda e podem ocorrer até mesmo prejuízos quando há reprovação pelos clientes.

Confira os principais benefícios da definição e estruturalização correta de processos organizacionais:

• integração entre equipes: quando os processos são bem definidos em uma empresa, as equipes terão mais conhecimento do que cada área faz e então ficam mais integradas;
• aumento da produtividade: a produtividade é, sem dúvidas, o aspecto que é mais melhorado por bons processos. Afinal, é possível saber o que deve ser feito com mais clareza, fazendo com que as entregas sejam mais ágeis;
• maior facilidade na tomada de decisões: as tomadas de decisões podem ser mais assertivas e simples quando existem processos organizados, logo que a gestão conhece o que está realizado e quais são as adaptações que podem ser feitas;
• serviços e produtos de melhor qualidade: os produtos e serviços são comercializados com maior qualidade. Ao ganhar tempo e complexidade nos processos, é possível que haja uma maior dedicação na produção;
• redução de custos: os custos são reduzidos ao passo que menos retrabalho precisa acontecer. O tempo também é dinheiro. Sendo assim, diminuir o tempo na conclusão de tarefas também reduz ou ao menos equilibra os custos;
• melhor organização: quando os processos internos são bem desenhados a organização pode ser sentida rapidamente.

Dicas de como definir e estruturar processos internos visando melhoria contínua

Confira algumas dicas de como definir e estruturar processos internos

Mapeamento dos processos internos

Primeiramente é importante entender como os processos estão sendo realizados atualmente. 

A partir disso, já é possível reorganizar quais áreas e profissionais realizam cada atividade. Ou seja, é possível criar uma espécie de setorização das etapas.

Acompanhamento dos processos e identificação de falhas

É importante monitorar os processos organizacionais para que sejam identificados possíveis travas e erros.

Sendo assim, busque notar de perto qual é a rotina dos trabalhadores, identificando o perfil dos colaboradores e suas funções no trabalho. Facilmente será possível notar o que pode ser melhorado.

Método BSC para estratégias

Aplique o método BSC (Balanced Scorecard). Trata-se de uma metodologia que serve para medir o progresso da companhia em relação às metas e objetivos de longo prazo.

Para isso, defina uma perspectiva de metas e objetivos, utilize indicadores de desempenho e então desenvolva planos de ação levando em consideração estratégias financeiras.

Aperfeiçoamento e otimização

Depois de perceber como os processos funcionam, é hora de elaborar novos modelos para aperfeiçoá-los.

Não é possível dar uma dica padrão para todas as empresas, logo que cada tipo de negócio funciona de uma forma diferente, além de que os processos de cada organização são muito únicos.

De todo modo, é o momento em que os processos são distribuídos de uma forma mais justa, e os processos que levam muito tempo são facilitados com novas tecnologias e métodos.

Treinamento da equipe

Todos os colaboradores de uma organização, separados em equipes, precisam receber o treinamento adequado.

Nesse momento é necessário explicá-los como os novos processos funcionarão e como deverão ser executados.

Documentação e formalização de cada processo

Documente os novos processos criados, tanto para consultas a fim de aperfeiçoamento, quanto para que os funcionários e novos funcionários possam consultá-los.

Ferramentas que auxiliem no gerenciamento de processos internos

Diversas ferramentas digitais podem auxiliar o gerenciamento de processos de uma empresa.

Programas de comunicação e controle de demandas são fundamentais para facilitar a visualização do que precisa ser feito e integrar as atividades entre as equipes.

Além disso, os ERPs, que são sistemas integrados de gestão capazes de facilitar não só o gerenciamento do negócio, mas propriamente os processos.

Os ERPs podem aumentar a produtividade, facilitar a execução de atividades e proporcionar o maior controle de diversas áreas da empresa.

A Okton conta com um sistema ERP com uma interface simples e interativa, que serve para os mais diversos tipos de empresa.

A Okton tem soluções para os setores de:

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• transportadoras;
• mecânicas;
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Conclusão

Os processos de uma organização são todos as etapas para concluir uma atividade, desde o seu recebimento até a entrega para uma próxima etapa ou para o cliente.

Em uma sequência lógica, os produtos ou serviços são realizados para atender as necessidades e expectativas dos clientes.

Leia também: “Planejamento Estratégico de uma Empresa: entenda o que é e benefícios”. 

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